Ab 01.08.2022 gelten weitere wichtige neue Regelungen im Arbeitsrecht, welche die Nachweispflichten von Arbeitgebern, die wesentlichen Vertragsbedingungen ihrer Arbeitnehmer schriftlich niederzulegen, erweitern. Die Richtlinie EU RL 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen sieht erhebliche Erweiterungen sowohl des Nachweisgesetzes als auch des Teilzeit- und Befristungsgesetzes, Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes sowie der Gewerbeordnung vor. Für die Gestaltung von Arbeitsverträgen hat diese Erweiterung weitreichende Folgen, zumal ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz zukünftig eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit darstellt.
Schon bisher sah das Nachweisgesetz vor, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen sind. Die meisten Arbeitgeber haben dies dadurch erfüllt, dass sie schriftliche Arbeitsverträge abgeschlossen haben. Eine Verletzung dieser Nachweispflichten war bisher nicht mit einem Bußgeld bedroht.
Dies ändert sich nun gravierend. Mit den beschlossenen und zum 01.08.2022 in Kraft tretenden Änderungen im Nachweisgesetz werden nun einerseits die bereits bestehenden Nachweispflichten erweitert und ergänzt, andererseits weitere Mindestanforderungen an bestimmte Arbeitsbedingungen festgelegt. Die bislang geltenden Fristen zur Erbringung des Nachweises werden verkürzt.
Bei Verstößen gegen die Nachweispflichten kann ein Bußgeld von bis zu EUR 2.000 pro Verstoß drohen.
Neben den schon bisher bekannten schriftlich niederzulegen Arbeitsbedingungen nach § 2 Nachweisgesetz, wie Bezeichnung der Vertragsparteien, Beginn des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort und Arbeitszeit etc. müssen nun zusätzlich weitere wesentliche Arbeitsbedingungen schriftlich niedergelegt werden. Die betrifft:
- Zusammensetzung und der Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden und Sonderzahlungen
- Dauer der Probezeit;
- vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
- etwaige Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
- bei Abrufarbeit ist die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden sowie die Mindestankündigungsfrist für die Arbeitsleistung sowie ein Zeitfenster für Arbeitsleistungen,
- der Umfang von bereitgestellten Fortbildungen und Details über eine betriebliche Altersversorgung über einen externen Versorgungsträger,
- bei Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren (z.B. Kündigungsschutzverfahren).
Wie man aus der Aufzählung entnehmen kann, wird die Umsetzung nicht ganz unkompliziert. Viele Unternehmen haben keine festen Ruhepausen, sodass betriebliche Pausenregelungen überdacht werden müssen.
In Betrieben mit Schichtsystemen müssen die Voraussetzungen für Schichtänderungen schriftlich dokumentiert werden. Auch das stellt Arbeitgeber vor Herausforderungen. Arbeitgeber sollten aber nicht vorschnell und unüberlegt ihre Arbeitsverträge ändern, um nicht ihr Weisungsrecht auszuhebeln.
Auch die bisherige Frist zur Abfassung der wesentlichen Arbeitsbedingungen von einem Monat nach Aufnahme der Tätigkeit wird nunmehr deutlich verkürzt.
- Bereits spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung müssen die Angaben zu Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie vereinbarter Arbeitszeit verschriftlicht sein.
- Spätestens sieben Tage nach Arbeitsbeginn müssen unter anderem der Beginn des Arbeitsverhältnisses, die Dauer der Probezeit und die der vereinbarten Befristung sowie Arbeitsort, Leistungsbeschreibung und die Überstundenanordnung festgehalten sein.
- Für die übrigen Bedingungen bleibt es bei der Monatsfrist.
Werden im bestehenden Arbeitsverhältnis die wesentlichen Vertragsbedingungen geändert, reicht es künftig nicht mehr, diese spätestens einen Monat nach Änderung mitzuteilen. Künftig müssen die Änderungen dem Arbeitnehmer an dem Tag, an dem sie wirksam werden, schriftlich mitgeteilt werden.
Schriftlich meint hier die Original-Unterschrift des Arbeitgebers. Es reicht also weder eine E-Mail, ein Fax oder eine Kopie. In Zeiten elektronischer Kommunikation wird das sehr antiquiert und nicht mehr zeitgemäß.
Akuter Handlungsbedarf für Arbeitgeber – Was ist zu tun?
Um die neue Nachweispflicht kommt man nicht herum. Die Nachweispflicht gilt zunächst für neue Arbeitsverhältnisse ab dem 01.08.2022.
Für bereits beschäftigter Arbeitnehmer (Alt-Arbeitsverträge) greift die neue Nachweispflicht nur, wenn Sie von dem Arbeitnehmer hierzu aufgefordert werden. Dann gilt eine Frist von 7 Tagen, um der schriftlichen Nachweispflicht für die wichtigsten Angaben und eine Frist von einem Monat für die restlichen Angaben nachzukommen.
Sämtliche Arbeitsverträge müssen nun darauf hin überprüft werden, welche Arbeitsbedingungen nach dem neuen Nachweisgesetz bereits enthalten sind, welche noch zu ergänzen sind und welche besser nicht im Arbeitsvertrag, sondern in einem separaten Informationsblatt (vom Arbeitgeber unterzeichnet) aufzunehmen sind. Für viele Arbeitsverträge wird sich insoweit Anpassungsbedarf ergeben, teilweise wird auch ein Informationsblatt ausreichen.
Die anstehenden Änderungen bringen für Arbeitgeber einen nicht unerheblichen Mehraufwand mit sich, insbesondere, weil bereits ab 01. August 2022 weitergehende Vertragsbedingungen schriftlich niedergelegt werden müssen. Arbeitgebern empfehlen wir daher dringend, sich rechtzeitig mit den anstehenden Änderungen auseinanderzusetzen und ggf. bestehende Arbeitsvertragsmuster oder Hinweisdokumente anzupassen, da ihnen anderenfalls ein Bußgeld droht.
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